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【9440444】 北航 UPS 全球峰会
招募已结束
| 项目地点： | 北京航空航天大学学院路沙河两校区 |
|---|---|
| 服务类别： | 赛会服务 |
| 服务对象： | 参与北航 UPS 全球峰会的外籍专家、教授及中方参会人员 |
| 招募日期： | 2025-10-19 至 2025-12-31 |
| 项目日期： | 2025-10-19 至 2026-01-30 |
| 发布日期： | 2025-12-19 |
| 服务时间： | 一、前期筹备与外事协调阶段（ 8 月 29 日 – 10 月 11 日） 2025.08.29（ 14:00–17:00）：撰写专家邀请信。 2025.08.30（ 12:00–14:00）：护照信息填入共享文档。 2025.08.30（ 20:00–24:00）：整理检查来访外籍专家名单与护照核对。 2025.08.31（ 13:00–18:00）：整理检查来访外籍专家名单与护照核对。 2025.08.31（ 14:00–16:00）：调整、打印邀请信。 2025.09.01（ 9:00–12:00）：将邀请信盖章。 2025.09.02（ 10:00–12:00）：护照信息收集整理/护照信息填入共享文档。 2025.09.06（ 12:00–14:00）：机票信息调整。 2025.09.07（ 9:00–11:00）：邀请信格式调整。 2025.09.08（ 9:00–14:00 / 11:00–14:00 / 15:00–17:00）：更新完善外专信息表/更新外专信息表/撰写巴西专家邀请信。 2025.09.09（ 11:00–13:00）：修改信息并补盖章。 2025.09.10（ 12:00–13:00 / 18:00–24:00 / 21:00–24:00）：邀请信整理打包/总体大表内容填写。 2025.09.11（ 22:00–01:00）：总体大表内容填写和新表格制作。 2025.09.12（ 13:00–17:00 / 18:00–21:00 / 18:00–24:00）：护照信息和机票信息填写/教授机票安排/整理外专机票预订台账。 2025.09.13（ 18:00–20:00 / 19:00–22:00）：教授邮件回复/专家信息表同步和内容调整补写/专家信息表同步和内容调整。 2025.09.14（ 18:00–24:00 / 21:00–23:00）：整理外专护照信息/教授护照信息整理和填写/教授护照信息整理录入。 2025.09.15（ 15:00–17:00 / 19:00–21:00）：报告题目汇总和表格填写/总表及服务会议表修改及更新情况汇总/联系安排志愿者任务。 2025.09.16（ 12:00–18:00 / 13:00–17:00 / 20:00–22:00 / 22:00–00:00）：跟进更新外专信息表/整理专家信息表格/教授来华离华时间以及机票信息统计以及填写/邮件编写回复教授邮件以及初步整理专家姓名和报告题目。 2025.09.17（ 7:00–11:00）：整理报告摘要合集文件并统计到共享文档和表格中。 2025.09.18（ 15:00–18:00 / 20:00–22:00）：根据新加的教授信息补充修改报告摘要合集/机票信息统计以及更新/招募志愿者以及管理志愿者/招募志愿者并安排任务。 2025.09.19（ 8:00–10:00 / 18:00–23:00）：报告题目和摘要进度统计/最新版报告摘要合集撰写和整理。 2025.09.20（ 16:00–18:00）：制作 PPT。 2025.09.22（ 13:00–17:00 / 13:00–20:00）：整理参会专家照片/整理专家照片与护照。 2025.09.25（ 13:00–17:00）：更新教授照片。 2025.09.27（ 15:00–17:00）：国际机票信息更新填写。 2025.09.28（ 17:00–19:00）：会议内容纪要总结。 2025.09.29（ 13:00–17:00 / 16:00–17:00）：更新教授清晰照片以及修改议程内容为中英文双语并统一格式，单独打包照片文件/整理参会专家教授照片。 2025.09.30（ 20:00–23:00）：机票信息表格整理。 2025.10.01（ 20:00–22:00 / 20:00–24:00）：教授护照整理/报告摘要合集信息补全，格式调整。 2025.10.03（ 15:00–19:00 / 15:00–20:00）：国际机票信息汇总和填写/专家信息表填写。 2025.10.04（ 20:00–23:00）：机票信息表格整理，各段行程统计。 2025.10.05（ 9:00–11:00）：教授机票安排。 2025.10.06（ 15:00–17:00 / 15:00–18:00）：会议名单整理/北京会议名单统计。 2025.10.08（ 15:00–20:00 / 17:00–20:00）：非 VIP 食宿信息内容汇总并填写/整理、搜集或调整参会外籍专家的照片。 2025.10.09（ 8:00–11:00 / 20:00–23:00 / 21:00–00:00）：整理、搜集或调整参会外籍专家的照片/一周活动行程表中英文版编写/沪杭日程以及酒店机票内容汇总和更新中英双语。 2025.10.10（ 14:00–17:00 / 18:00–20:00）：国合部食宿表格内容更新和完善，随行中方人员行程信息更新和汇总/外专教授沪杭抵达信息和接送信息完善补充。 2025.10.11（ 13:00–15:00）： UPS 峰会分会场英文名称补充。 二、会中执行与现场服务阶段（ 10 月 12 日 – 10 月 27 日） 2025.10.12（ 20:00–22:00）：外专行程信息统计与机票购买。 2025.10.13（ 11:00–12:00 / 14:00–16:00）：详细活动安排议程PDF 编写。 2025.10.13（ 20:00–22:00）：外专护照及签证信息确认 2025.10.14（ 20:00–22:00）：回复外专邮件。 2025.10.16（ 17:00–19:00 / 21:00–23:00）：教授乘坐高铁信息整理/北京参会名单整理。 2025.10.17（ 17:00–19:00 / 17:00–21:00 / 21:00–23:00）：参与会议纪要/会议后参观活动人员信息统计/中方人员机票购买。 2025.10.18（ 0:00–1:00 / 9:00–12:00 / 13:00–21:00）：将议程表邮件发送给各位外专/会议发言嘉宾简介和照片收集/飞往进行组织。 2025.10.19（ 6:00–9:00 / 10:00–11:00 / 11:00–13:00、 15:00–18:00 /14:00–20:00 / 15:00–21:00）：接机/外专机票改签/进行外专对接与活动安排/填写保密信息表格。 2025.10.20（ 9:00–11:00 / 18:00–21:00）：外专对接/外专信息整理。 2025.10.21（ 7:00–15:00 / 14:00–19:00）：进行全国人才交流大会志愿并组织/撰写发给参会专家的邀请函，安排联络会务事项。 2025.10.22（ 10:00–16:00）：进行北航人才 UPS 峰会活动组织。 2025.10.23（ 13:00–18:00）：外专高铁对接。 2025.10.25（ 9:00–12:00、 14:00–17:00 / 10:00–14:00）：会场现场接待外籍专家。 2025.10.27（ 11:00–14:00 / 20: |
| 志愿者保障： | 餐饮或食物 |
| 项目分享到： |
岗位1：文书与信息处理岗 计划招募：5 已招募：2
岗位ID：
11092815
岗位描述：
负责专家信息整理、文档撰写、表格填写、邮件沟通、资料翻译与格式调整等办公室支持工作
岗位条件：
具备良好的中英文书面表达能力，熟练使用 Office 软件，细心、负责，有耐心
岗位2：外联与协调岗 计划招募：4 已招募：3
岗位ID：
11092816
岗位描述：
负责与专家、会务组、票务方等进行沟通协调，跟进行程、机票、住宿等安排，处理突发情况
岗位条件：
沟通能力强，有一定应急处理能力，英语口语流利者优先
岗位3：现场会务支持 计划招募：3 已招募：2
岗位ID：
11092817
岗位描述：
会场布置和接待外籍专家来宾
岗位条件：
形象端正，热情周到，具备较强的服务意识和团队协作精神，能适应灵活的工作时间
岗位4：会议材料制作 计划招募：4 已招募：0
岗位ID：
11092818
岗位描述：
制作会议议程、会议 ppt、会议暖场视频
岗位条件：
擅长宣媒制作，严谨细致
本项目旨在为“北航 UPS 全球峰会”及相关配套活动提供志愿服务支持，服务内容包括但不限于：
1. 外籍专家邀请信撰写、修改、打印、盖章及邮寄；
2. 专家护照信息核对、整理与录入；
3. 国际机票、高铁票信息查询、预订、调整与台账管理；
4. 专家行程安排、接送机/站协调与跟进；
5. 会议资料（如议程、摘要集、名单、照片等）的收集、整理、
翻译（中英双语）与格式统一；
6. 会务联络、邮件回复、信息同步与纪要整理；
7. 会场布置、参观引导、校园接待等现场支持；
8. 保密信息表格填写及其他行政辅助工作。
通过本项目，志愿者将在真实的国际会议组织环境中，提升跨文化沟通、项目管理、团队协作与应急处理能力，展现北航学子的专业素养与志愿服务精神。
本项目教师，辅导员，主要学生组织成员等在该活动中从事职责范围内工作者不参与，对外招募志愿者。
1. 外籍专家邀请信撰写、修改、打印、盖章及邮寄；
2. 专家护照信息核对、整理与录入；
3. 国际机票、高铁票信息查询、预订、调整与台账管理；
4. 专家行程安排、接送机/站协调与跟进；
5. 会议资料（如议程、摘要集、名单、照片等）的收集、整理、
翻译（中英双语）与格式统一；
6. 会务联络、邮件回复、信息同步与纪要整理；
7. 会场布置、参观引导、校园接待等现场支持；
8. 保密信息表格填写及其他行政辅助工作。
通过本项目，志愿者将在真实的国际会议组织环境中，提升跨文化沟通、项目管理、团队协作与应急处理能力，展现北航学子的专业素养与志愿服务精神。
本项目教师，辅导员，主要学生组织成员等在该活动中从事职责范围内工作者不参与，对外招募志愿者。
项目发起人
 |
北京航空航天大学能源与动力工程学院志愿服务队
地址：海淀区学院路37号 |
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项目联系人
|
何亮星 手机：15373106387 邮箱：22375338#buaa.edu.cn （请将#替换成@以后发送邮件） |
项目地址
北京航空航天大学学院路沙河两校区
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