2006年2月28日上午，北京团市委在北京志愿者协会秘书处召开“志愿北京 你我同行”大型活动协调部署会。会议由团市委副书记、北京志愿者协会常务副会长王粤主持，团市委相关部门、北京儿童艺术剧院、北京电视台以及文艺界相关负责同志参加了会议。
北京团市委、北京志愿者协会高度重视“志愿北京 你我同行”大型活动的筹备工作，将其作为3月5日“中国青年志愿者服务日”期间倡导“人文奥运”理念、传播志愿服务精神的一项重要活动来抓，多次召开活动的策划协调会。2月22日，北京团市委书记、北京志愿者协会会长关成华听取了此次活动的筹备进展情况，并就做好下一步工作提出了具体要求。以此为指导，活动的各项筹备工作稳步推进。
在此次协调部署会上，晚会编导组详细汇报了演出流程和相关节目编排，听取了各方的意见、建议；综合协调组介绍了演出外场组织安排工作的进展情况。团市委副书记王粤对各组工作予以肯定，并就落实各项工作作出部署，明确了活动宣传、工作文案、晚会编排、领导及嘉宾邀请、后勤保障等工作的具体责任部门和工作要求，强调各组要齐心协力，通力合作，注重细节，切实将此项活动抓紧、抓实、抓好。
